Datenschutzhinweise für Gewerberaummietverträge

Inhaltsübersicht

• Verantwortliche
• Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
• Speicherdauer / Löschung
• Empfänger und Kategorien von Empfängern
• Ihre Rechte
• Herkunft der Daten
• Pflicht zur Bereitstellung
• Automatisierte Entscheidungen / Profiling
• Aktualität

1.Verantwortliche

Stadtverwaltung Zwönitz
Markt 6
08297 Zwönitz

Vertretungsberechtigte Personen:
Bürgermeister Wolfgang Triebert

E-Mail-Adresse: verwaltung@zwoenitz.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

a. Kontaktaufnahme

Verarbeitung Ihrer Angaben (z. B. Anrede, Name, Kontaktdaten, Inhaltsdaten) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage; ggf. Weiterleitung an beauftragte Dienstleister/Verwalter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation). Speicherung: bis Abschluss des Vorgangs; handels-/steuerrechtlich relevante Kommunikation 6 bzw. 10 Jahre (siehe Ziffer 3.)

b. Abschluss / Durchführung / Abwicklung des Mietvertrags

Verarbeitung der für Auswahl, Vertragsschluss und -durchführung erforderlichen Daten (u. a. Unternehmens-, Stamm-, Legitimations-, KYC-Daten, Kommunikations-, Vertrags-, Objekt-, Zahlungs- und Forderungsdaten; fallbezogen Bonität, Eigentümerstruktur, Beteiligungen; Vorgänge zu Gewährleistung und Haftung; Beauftragung Hausverwaltung oder Handwerker).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertraglich) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an reibungsloser Abwicklung / Forderungsmanagement). Die Bereitstellung vertragserforderlicher Daten ist notwendig; ohne diese ist ein Vertragsschluss regelmäßig nicht möglich.

c. Gesetzliche Pflichten

Verarbeitung, soweit rechtlich erforderlich (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

d. Beantwortung externer Anfragen (Behörden / Versorger / Netzbetreiber)

Beantwortung rechtmäßiger Anfragen zu Ihrer Mietereigenschaft; Umfang richtet sich nach der konkreten Anfrage.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

e. Informationsbeschaffung aus öffentlichen Quellen / Schuldnerverzeichnis

Zur Risiko- und Bonitätsprüfung können wir in erforderlichem Umfang Informationen aus öffentlichen Registern und Auskunfteien heranziehen; Einsicht in das Schuldnerverzeichnis nach Maßgabe §§ 882b, 882f ZPO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Forderungsausfälle zu vermeiden).

f. Videoüberwachung zur Zugangskontrolle und Sicherung

Im Buntspeicher setzen wir Videoüberwachung ein (Eingänge, Zufahrten, allgemein zugängliche Bereiche). Verarbeitet werden Bilddaten sowie Zeit und Ort des Vorgangs.

Zwecke: Zutrittsdokumentation, Schutz von Personen und Eigentum, IT- und Gebäudesicherheit, Nachvollziehbarkeit von Vorfällen (Missbrauch, Einbruch, Sabotage), Durchsetzung des Hausrechts.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Hausrecht, Schutz von Personen und Eigentum, Aufklärung von Vorfällen); bei öffentlich zugänglichen Bereichen zusätzlich § 4 BDSG. Kennzeichnung, Zweckangabe und Kontaktdaten erfolgen vor Ort per Hinweisschild.

Speicherdauer: grundsätzlich kurz, typischerweise 30 Tage, längere Speicherung nur anlassbezogen (z.B. zur Sicherung von Beweismitteln).

g. Schließanlage und Zutrittskontrolle

Der Buntspeicher verfügt über eine elektronische Schließanlage (z. B. per Transponder, Karten oder App-Zugang). Wir verarbeiten– je nach System – folgende Daten: Schlüssel- oder Medien-ID, Zuordnung zu einer Person (Name / Unternehmen / Kontakt), Berechtigungsprofile (welche Türen / Zeiten), Zutrittsprotokolle (Zeitpunkt / Tür / Erfolg oder Fehlschlag), Schlüsselverwaltung (Ausgabe / Rückgabe / Verlust).

Zwecke: Zutrittssteuerung und -dokumentation, Schutz von Personen und Eigentum, IT- und Gebäudesicherheit, Nachvollziehbarkeit von Vorfällen (Missbrauch, Einbruch, Sabotage), Durchsetzung des Hausrechts.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und geordnetem Gebäudebetrieb); ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Zutrittsregelung vertraglich geschuldet ist.

Speicherdauer: Zutrittsprotokolle werden grundsätzlich eng befristet gespeichert (regelmäßig 30 Tage), danach gelöscht oder aggregiert; längere Speicherung nur anlassbezogen zur Vorfallsaufklärung oder Geltendmachung von Ansprüchen.

h. Einwilligung für die Weitergabe Ihrer Kontaktdaten (Handwerker / Nachvermietung)

Soweit erforderlich holen wir Ihre Einwilligung ein, um Ihre Kontaktdaten an Handwerker oder – bei Objektabgabe – an Interessenten zur Terminabstimmung weiterzugeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Einwilligung ist freiwillig und jederzeit widerruflich.

i. Bonitätsauskünfte / Scoring (Transparenzhinweis)

Sofern wir Bonitätsauskünfte bei Auskunfteien (z. B. SCHUFA) einholen, informieren wir Sie nach
Art. 14 DSGVO über die Quelle und Kategorien der Daten. Ein Score-Wert wird – falls genutzt – nicht als alleiniges Entscheidungskriterium eingesetzt; es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung i. S. v. Art. 22 DSGVO.

3. Speicherdauer / Löschung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur solange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten dem entgegenstehen.

Geschäfts- und Handelsbriefe: regelmäßig 6 Jahre (§ 257 HGB).

Steuerlich relevante Unterlagen und Buchungsbelege: 10 Jahre (§ 147 AO).

Nach Ablauf werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine Ansprüche entgegenstehen.

4. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Ihre Daten werden – je nach Erforderlichkeit – u. a. an folgende Empfänger weitergegeben:

Messdienstunternehmen, Versorger und Netzbetreiber, Handwerker und Hausmeister, Instandhaltungsdienstleister, IT-Dienstleister, Sicherheitsdienste, Versicherungen, Banken und  Zahlungsdienstleister, Rechtsanwälte, Gerichte, Auskunfteien, Wirtschaftsprüfer, Behörden sowie – anlassbezogen – Käufer nach Eigentumsübertragung.

Übermittlungen an andere Mietparteien erfolgen nur in Ausnahmefällen und zweckgebunden (z. B. koordinierte Zugangstermine), auf geeigneter Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 b/f DSGVO).

Drittlandübermittlungen: Sofern Dienstleister außerhalb des EWR eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung nur bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Sicherheitsgarantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) und – falls nötig – ergänzender Maßnahmen. Details teilen wir auf Anfrage mit – Art. 13 Abs. 1 f DSGVO.

5. Ihre Rechte

Sie haben – bei Vorliegen der Voraussetzungen – die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung
(Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e/f DSGVO (Art. 21).

Im Falle von Direktwerbung besteht ein absolutes Widerspruchsrecht. Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Außerdem steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, insbesondere am Sitz der Verantwortlichen (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Sächsische Datenschutzbeauftragte

Frau Dr. Juliane Hundert

Devrientstraße 5

01067 Dresden

Telefon: 0351/85471 101

Telefax: 0351/85471 109

Internet: www.datenschutz.sachsen.de

E-Mail: saechsdsb@slt.sachsen.de

6. Herkunft der Daten

Soweit Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben werden (Art. 14 DSGVO), stammen sie aus öffentlichen Registern, Auskunfteien, Referenzen oder von Dienstleistern (z. B. Mess-, Verwaltungs-, Sicherheitsdienst). Wir teilen Ihnen in diesen Fällen die Quelle mit.

7. Pflicht zur Bereitstellung

Im Rahmen der Vertragsanbahnung und -durchführung ist die Bereitstellung bestimmter Daten erforderlich. Ohne diese können wir den Vertrag regelmäßig nicht schließen oder erfüllen.

8. Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung statt, die rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). Scores aus Auskunfteien werden – sofern genutzt – nur als ein Faktor in einer menschlichen Entscheidung berücksichtigt.